Управление ВНД

Система управления внутренней нормативной документацией
Разработка комплекса регламентирующих внутренних документов (положений, должностных инструкций, регламентов, требований к результатам и т.д.) и системы их актуализации. Механизм генерации отчетов позволяет создавать текстовый формат регламентирующего документа на основе репозитория моделей бизнес-процессов.

Согласно требованиям, приведенным в ГОСТ Р ИСО 9001:2001, документами системы менеджмента качества необходимо управлять.

Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

  • проверку документов на адекватность до их выпуска;
  • анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;
  • обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
  • обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
  • обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
  • обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
  • предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

Рис. 1 Общая схема управления документацией

Основная масса документации в компании генерируется на стадии запуска проектов. И уже с этого момента документы должны соответствовать необходимым стандартам и процессам, которые они описывают. Контроль качества документации как процесс является непрерывным и продолжается после подписания документа высшими должностными лицами, а также в процессе использования его заинтересованными лицами.

В рамках построения Интегрированной Системы Менеджмента (далее – ИСМ) специалисты нашей компании разработали систему управления внутренней нормативной документацией (далее - УВНД), позволяющую наилучшим образом организовать и контролировать процесс создания, согласования и введения в действие документов СМК. Программная основа Системы – СОУП «Мотив» и репозитории данных ПП ARIS вместе со средствами генерации отчетов и документов в соответствии с разработанными шаблонами. Использование данным программных продуктов упрощает отслеживание версий документов, прав доступа к ним, а также действий пользователей, если эти действия регистрируются системой.

ARIS позволяет вывести в отчетный документ любую информацию, содержащуюся в базе данных проекта: описание моделей (включая графику), описание объектов с их характеристиками, взаимосвязи объектов не только в рамках выделенных для документирования моделей, но и по всей базе данных.

Процесс создания текстовых отчетов в ARIS полностью автоматизирован. Для этого используются так называемые скрипты — программы на языке Sax Basic, позволяющие перенести информацию из графических моделей в текстовые файлы в соответствии с определенными правилами. Под управлением скриптов проходит генерация отчета — создание текстового файла и запись его на жесткий диск.

Для предоставления пользователю базы данных доступной информации в форме таблицы или текста происходит обращение модулей ARIS к соответствующим скриптам. Скрипты создаются при помощи модуля ARIS Script Editor и могут использоваться модулями ARIS Report, ARIS Analysis или ARIS Semantic Check для анализа и оценки содержимого базы данных с точки зрения различных критериев.

Рис. 2 Формирование нормативной документации с использованием скриптов ARIS

Система позволяет организовать и оптимизировать процессы создания, согласования и введения в действие документов СМК. Руководитель в рамках проекта всегда может создать задачу со сроками на разработку стандарта ответственному сотруднику или группе сотрудников, что практически исключает возможность того, что поручение будет забыто, а также создает условия для строгого контроля исполнения поручений.
Разработанные и утвержденные шаблоны оформления и структурирования документов позволяют минимизировать риск возникновения ошибок при составлении нормативной документации, а также сократить время данного процесса.

Благодаря механизму проектов с постановкой задач в системе «Мотив», а также наличию системы генерации различных отчетов из единого репозитория данных (базы данных ARIS), есть возможность управлять движением документа на любом этапе его жизненного цикла (предварительное согласование, рассмотрение, утверждение и т. д.).

Регламентирующие документы соответствуют бизнес-процессам организации: верхний уровень занимают регламенты бизнес-процессов, подробно описывающие участников, цели, ресурсы, потоки (информационные, финансовые и материальные), критерии качества каждого из выделенных процессов. Следующий уровень представлен регламентами бизнес-процедур – описаниями взаимодействия двух и более исполнителей в рамках решения общей задачи.

Такое решение позволяет, во-первых, четко систематизировать нормативную документацию, что упрощает ее изменение при реструктуризации или других изменениях бизнеса. Во-вторых, взаимосвязь документов дает лучшее представление об объеме прав и обязанностей каждого подразделения, о взаимодействии служб и должностных лиц.

Необходимость модификации нормативной базы в большинстве случаев обусловлена сертификацией предприятия по системе менеджмента качества ИСО 9001:2001. В такой ситуации пристальному рассмотрению подлежат функциональные области (бизнес-процессы), требующие повышенного внимания со стороны руководства, контрольные точки процессов, критерии качества результата работ. Только при условии максимально полного и точного описания этих показателей можно добиться реального организационного и экономического эффекта от внедрения системы внутренних стандартов.

Примером подобного проекта может послужить сопровождение специалистами компании САЙНЕР электронного справочника СМК (программный продукт "Электронный справочник СМК" является инструментом, позволяющим создать структурированную электронную базу нормативных документов Системы менеджмента качества и поддерживать её в рабочем состоянии) для ОАО «Корпоративные Сервисные Системы», ОАО «Белгородэнерго» и их подразделений.